各教学单位，各部门：

根据《陕西理工学院档案管理暂行规定（修订稿）》，现将2014年度归档材料收集工作有关事项通知如下：

一、归档材料范围

在2014年1月1日至12月31日期间，各单位在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、光盘等材料，具体范围请参照《陕西理工学院文件材料归档范围和保管期限表》。

二、归档材料送交时间

2015年3月23日至4月30日。

三、归档要求

1.各部门要高度重视这项工作，确保归档任务的圆满完成。

2.各单位要按照《陕西理工学院文件材料立卷暂行规定》进行立卷归档。

3.档案馆要加强对各单位兼职档案员的业务指导，严格执行《陕西理工学院文件材料归档范围与保管期限》，做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。

4.任何部门及个人不能以方便部门及个人为由，擅自将应该移交的档案资料滞留在本部门或者个人保存。个别档案资料若尚需经常查用，应在归档移交前印制复印件存查。对于违反学院档案管理制度，不按规定移交档案的部门或工作人员，将予以严肃处理。

5.各单位除做好纸质材料立卷归档外，还应按要求登录档案管理信息系统，录入档案信息，做到准确无误，实现档案网上归档。

6.各二级学院须在6月30日前按要求将2015届毕业生合影（研究生、本科生、专科生）照片电子版上传至档案管理系统，档案馆统一冲洗归档，各二级学院无需上交毕业合影纸质照片。

四、档案整理过程中，如有疑难问题，请及时与档案馆联系（2641277、2641537）。

特此通知。