各二级学院，各部门：

根据学校档案管理有关定，现将2016年度归档材料收集工作有关事项通知如下：

一、归档材料范围

在2016年1月1日至12月31日期间，各单位在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、光盘、证书、奖牌等，具体范围请参照《陕西理工大学文件材料归档范围和保管期限表》。

二、归档材料送交时间

2017年3月14日至5月5日。

三、归档要求

1.各部门要高度重视这项工作，确保归档任务的圆满完成。

2.各单位要按照《陕西理工大学文件材料立卷暂行规定》进行立卷归档。

3.档案馆要加强对各单位兼职档案员的业务指导，严格执行《陕西理工大学文件材料归档范围与保管期限》，做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。

4.任何部门及个人不能以方便部门及个人为由，擅自将应该移交的档案资料滞留在本部门或者个人保存。个别档案资料若尚需经常查用，应在归档移交前印制复印件存查。对于违反学院档案管理制度，不按规定移交档案的部门或工作人员，将予以严肃处理。

5.各单位除做好纸质材料立卷归档外，还应按要求登录档案管理信息系统，录入档案信息，做到准确无误，实现档案网上归档。

6.各单位在上缴档案时，还应将本单位档案工作年度检查自评打分表经本单位领导签字后一并上缴。

7.各二级学院须在6月30日前按要求将2016届毕业生合影（研究生、本科生、专科生）照片电子版上传至档案管理系统，档案馆统一冲洗归档，各二级学院无需上交毕业合影纸质照片。

四、档案整理过程中，如有疑难问题，请及时与档案馆联系（2641537、2641277）。

特此通知。

 

 

二〇一七年三月十四日