第一章 总 则

第一条 为加强学校档案工作，稳定兼职档案员队伍，明确岗位职责范围，提高归档材料质量，根据我院实际，依照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《陕西理工大学档案管理办法》，制定本条例。

第二条 兼职档案员是指专门从事本部门文秘档案管理，并具体负责向档案馆移交归档材料的人员。

第三条 兼职档案员服从本部门行政管理，接受档案馆业务指导。

第四条 各二级学院、各部门应有一名领导分管档案工作，分管档案工作的领导是本单位档案工作第一责任人。

第二章 程 序

第五条 兼职档案员须填写《陕西理工大学兼职档案员登记表》，由部门盖章确认后，报学校档案馆。

第六条 对部门所报兼职档案员名单，由学校党委办公室和院长办公室联合审定后，以文件形式予以公布。

第七条 凡设办公室的单位，应由办公室主任或专职秘书任兼职档案员；不设办公室的部门，应由部门领导指定工作性质接近、责任心强的同志任兼职档案员。

各二级学院、各部门原则上只设一名兼职档案员。

设科室较多的部门，因各科室工作性质不同，资料形成相对独立，也可以分别确认兼职档案员或在部门内设立兼职档案员小组。

第八条 兼职档案员因调动、升学、离岗等原因无法履行职责时，本单位应当及时予以补充。

第三章 职 责

第九条 兼职档案员负责本单位归档材料的收集、整理、立卷工作，并按规定向校档案馆移交。

第十条 兼职档案员对本单位形成并移交的纸质、实物 、声像等各种介质档案材料的归档质量负责。

第十一条 各单位负责人应积极支持、鼓励兼职档案员做好档案工作，分管档案工作的领导要努力抓好本单位档案工作，具体指导、管理档案员的工作。

第十二条 兼职档案员不得私自积压、销毁或遗失应予归档的任何材料。

第四章 奖 罚

第十三条 对在收集、整理归档材料中，忠于职守，成绩显著，圆满完成当年移交归档材料的兼职档案员或部门，应当给予以下奖励：

（一） 参与学校档案工作先进集体和个人的评选；

（二） 学校予以表彰和奖励；

（三） 优先参加档案专业培训；

（四） 优先向省高教系统档案学会推荐其专业论文。

第十四条 对工作不负责任，长期不能完成其职责的兼职档案员或部门，将给予以下处罚：

（一）全院通报批评；

（二）不得参与档案工作专项评优；

（三）职工年终考核不得评为优秀；

（四）取消兼职档案员资格。

第五章 附 则

第十六条 本条例自公布之日起试行。